仕事を効率化しろ!と言われたけどそもそも効率化って何?

仕事を効率化しろ!と言われたけどそもそも効率化って何?仕事術

「仕事を効率化しろ!と言われたけどそもそも効率化って何?」

その疑問、博士エンジニアの晴樹が解決します。

仕事を効率化しよう、ということはよく言われますが、そもそも効率化とは何でしょう

これを正しく理解していないと、効率化したつもりが余計効率が悪くなってしまうこともあります。

この記事では、効率化によくある思い込みをお伝えした後に、真の効率化とは何か、どのように考えればよいのか、についてお伝えします。

効率化を理解し、仕事をどんどん効率化しましょう

効率化とは作業のコストを抑えることだけではない

効率化について、どのようなイメージを持っているでしょうか。

例えば、仕事を早く終わらせる。

作業には時間がかかりますので、それを素早くやるほど効率がいい、と言えます。

また、何かをするのに必要なお金をなるべく減らす、という効率化もあります。

そういった様々な、何かをするためにかかるものを「コスト」と呼びます。

効率化の基本的な考え方は、この「コスト」を抑えるということです。

例えば文章を書くという行為について考えましょう。

パソコンで文章を書くときには、キーボードを打って入力していく方法が一般的です。

この効率を上げるもっとも単純な方法は、タイピング速度を上げることでしょう。

でも、もっと速く文章を入力する方法があります。

それは音声入力を使うことです。

私はキーボードを打つのが速い方ですが、それでも音声入力のスピードには勝てません。

音声での入力は速いですが、弱点もあります。

それは誤変換が発生するので、それを修正する作業が必要になることです。

そうすると、キーボードによる入力と音声入力、最終的にはどちらが早く終わるのか、これを考える必要があるわけです。

これを考えた結果、音声入力の方が効率が良かったとしましょう。

これで効率化ができたわけですね。

ではこれ以上の効率化は無理なのでしょうか?

そう思ってしまうのは、重要なある視点が欠けています

今は「自分で文章を作成する」という作業に注目していました。

でも効率化は「作業にかかるコストを抑える」ことだけではないのです。

効率化とは目的達成のコストを抑えること

では正しい効率化とはなにかと言うと、それは「目的を達成するのにかかるコストを抑える」ことです。

先ほどは「作業」に注目していましたが、ここでは「目的」に注目している、これが違いです。

文章を作成する例では、自分で文章を作成することを効率化しようとしていました。

考えてみると、そもそもなぜ文章を書いているのでしょう。

文章を書くのは何か目的があるわけですが、その目的を達成できるのであれば必ずしも「自分で」書く必要はないですよね。

例えば文章作成を外注するという選択もあるでしょう。

もちろんその時には外注化にかかるコストや品質と、外注化によって自分に生まれる時間などを比較し、どちらが効率がいいのかを考える必要があります。

さらに突き詰めると、そもそも文章を書く必要があるのか、ということを考える必要もあります。

会社において書類を作成する機会は多いと思うのですが、本当にその書類は全て必要なのでしょうか。

もしかしたら、目的を考えると不要だけど習慣になっているだけで惰性で続いているものかもしれません。

そういう時に、上司に掛け合ってその書類の必要性や不必要性などを説明し、そもそも書類作成業務をなくす、ということもあり得るわけです。

このように、するべき事のそもそもの目的は何であるか、ということを突き詰めていくと、何もしなくていい、という究極の効率化が達成できることもあるわけです。

この視点を忘れてしまうと、効率化にすぐ限界が来たり、効率化しようとして逆に非効率になってしまうこともあります。

会社内の効率化が進まないのは目的が違うから

常に目的を意識して、目的に合わせて効率化を進める、という視点は重要です。

一方で、会社などで大人数が関係することに関しては、必ずしもこれがうまくいかないという点も覚えておくと良いでしょう。

働いていると「なぜこんな効率の悪いことをしているんだろう」「デジタル化すればもっとコストが下がるじゃないか」と感じることは多いかもしれません。

この理由として、単に上層部が効率化を行う能力や発想がない、ということもあります。

しかし、もう一つ忘れてはならないのは、そもそも目的は人によって違うということです。

先ほど例に挙げた書類作成業務をなくすことは、作業をする人からすれば効率化につながります。

でもその書類に関わる人の中には、人間関係、社内文化などを維持することが目的でその書類が必要であることもあります。

それは確かに、作業をするあなたからすると非効率的で意味がないと思えるかもしれません。

でも一方で他の人から見たら現状が効率的で目的に沿っているのです。

その目的があなたから見て正しいかどうかは関係ありません。

目的が異なることに気づかずに自分が考える効率化を押し付けるのは、トラブルの元になりやすく、あなた自身の時間が効率化のために多く割かれてしまいます。

なのでまずは自分自身ができる効率化に目を向けて、効率化を進めていくと良いでしょう。

まとめ

この記事のポイントをまとめます。

  • 効率化とは目的を達成するコストを抑えること
  • 常に目的を意識して、目的に合わせて効率化を進めることが重要

私も以前はついつい目の前の作業をどうやって素早くこなすか、ということを考えがちでした。

でも、それでは効率化に限界があるんですよね。

今では何か新しいことに手を付ける前に「そもそもそれ、やる必要あるの?」と自問することで、目的を意識して効率を上げることができるようになりました

「目的を意識する」、慣れれば簡単なので今日から始めてみませんか?