苦手なマルチタスクの効率を上げる2つの対処法

苦手なマルチタスクの効率を上げる2つの対処法仕事術

「複数の仕事を同時に進めなくちゃいけないけどマルチタスクって苦手なんだよな」「いい対処法ないのかなぁ」

その悩み、博士エンジニアの晴樹が解決します。

マルチタスクが苦手な人は多いと思いますが、そもそも人間はマルチタスクを効率よくできるようにできていません。

なのでみんなマルチタスクは苦手ですし、その能力を鍛えるということも難しいのです。

ならどうすればいいのか?

可能なら、マルチタスクをせずにシングルタスクを順番にこなすことができればいいわけです。

でも残念ながら、現代の仕事では一人の人が複数のタスクを同時並行することを要求されることが多いと思います。

この記事では、マルチタスクをしなくてはいけない状況でも、可能な限り効率よくタスクをこなしていく方法についてお伝えします。

マルチタスクをこなすポイントはシングルタスク環境を作ること

マルチタスクよりもシングルタスクの方が圧倒的に効率が良いわけですが、ではなぜマルチタスクの効率が悪いのでしょうか。

それは、タスクを切り替えるときに、前のタスクのことが気になったり、次のタスクをどこまでやったのかを思い出すのに時間がかかったりしてしまうからです。

これらはシングルタスクをしている場合には起きないことです。

ということは、シングルタスクに取り組むときと同じような環境を作ることができれば、マルチタスクでも効率を落とさず進めることができる、ということです。

その状況を作り出すための二つのポイントがあります。

  • 頭を切り替える
  • 作業環境を切り替え

それぞれ説明していきますね。

対処法その1:頭を切り替える

ポモドーロテクニックを使う

やるべきことが多いと、前のタスクを終えてからすぐに次のタスクに取り掛かることになると思います。

でも、これでは頭を切り替えるタイミングが無く、次のタスクを行っているときも前のタスクが気になったりしてしまいます。

これを解決するおすすめの方法が、ポモドーロテクニックです。

ポモドーロテクニックは25分作業5分休憩を繰り返し行う集中のためのテクニックです。

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1ポモドーロ30分の中で行うことは、シングルタスクが原則です。

このポモドーロを複数回、例えば3ポモドーロ同じタスクを行ったら、次のポモドーロから別のタスクに切り替えます。

ポモドーロテクニックではポモドーロ間に休憩があるので、その休憩時間を頭のリフレッシュや次の作業の準備にあてます。

このように、タスク間に休憩を入れながら時間で明確に区切っておくことで、前のタスクと次のタスクを分けて考えやすくなります。

タスクの進捗状況を記録する

「よし次のタスクをやるぞ」と意気込む前に、マルチタスクの効率を下げる大きな問題を解決する必要があります。

その問題とは、タスクを再開するときにどこまでやったのかを思い出すのに時間がかかる、というものです。

これを避ける方法はただ一つ、タスクを切り替える前に、そのタスクの進捗状況を記録しておく、ということです。

思い出すのが大変なら、記録する。

当然のことなんですが、めんどくさがってやらない人が多いのです。

「前にやっていたことなんてすぐに思い出せるよ」と思っているのかもしれませんが、思い出して前にやっていた状態と同じ頭の状態になるにはとても時間がかかることが、科学的にも検証されています。

マルチタスクのためだけでなく、仕事の進捗をこまめに記録しておくことは仕事をスムーズにこなしたり、進捗を人に報告したりするときなど、様々な場面で使えます。

なのでそもそもマルチタスクでなくても、進捗状況の記録はこまめに行いましょう。

対処法その2:作業環境を切り替える

資料もデスクトップも分ける

複数のタスクがあるとき、それぞれのタスクで用いる資料は違ったものであることが多いでしょう。

なので書類の管理において、タスクごとに書類を分けておくということを実践している人は多いのではないでしょうか。

ではPC作業においてもそのようなことはできていますか?

これは単に、タスクごとにフォルダを分ける、ということではありません。

複数のタスクを並行してやらなくてはいけない場合、前のタスクで使ったソフトや開いたフォルダ、ドキュメントなどはそのままにしている人が多いのではないでしょうか。

そのタスクに戻るときに1から開きなおすのは時間がかかりますからね。

でもこのことは大きく作業効率を下げます。

その理由は、新たなタスクを行うときに、残っている前のタスクの資料などが気になって集中力を大きく低下させるからです。

書類仕事でも、別のタスクの書類を机に広げたまま次のタスクの書類を扱ったりすると、効率が低下することは容易に想像がつくと思います。

それと同じことがPCでも起きているのに、PCの場合は気にせず作業してしまう人が多いのです。

ではどうすればいいのかというと、仮想デスクトップを使います。

仮想デスクトップを使う

仮想デスクトップとはデスクトップ画面を複数作ることができる機能です。

この機能はWindowsでもMacでもどちらでも使うことができます。

仮想デスクトップの何がいいのかというと、基本的にそのデスクトップに表示されるものはそのデスクトップ上で開いたものだけだということです。

例えばあなたがするべきタスクがA、B、Cの3つあったとしましょう。

この時タスクA、B、Cそれぞれのデスクトップを作ります。

タスクAをしているときはAのデスクトップだけを表示して作業に集中する。

タスクBに切り替えるときは、Aのデスクトップで開かれているフォルダなどはそのままにして、Bのデスクトップを表示する。

こうすることで、複数のタスクが一つの画面で混ざることがなくなります。

現実の世界なら、タスクごとに作業机を用意してある状態ですね。

タスクごとに机が分かれていれば、書類が机の上に置いてあっても問題ないですよね。

現実では机をタスクごとに用意するのは難しいですが、PC上なら簡単にできるのです。

このように、仮想デスクトップを使うことで今やっているタスクに集中できる環境を整えることができます。

まとめ

この記事のポイントをまとめます。

  • マルチタスクをこなすポイントはシングルタスク環境を作ること
  • 頭を切り替えるためにポモドーロテクニックを使い、進捗状況を記録する
  • 作業環境を切り替えるために仮想デスクトップを使う

その他にもマルチタスクを効率的に行う方法はいくつかあります。

今後それらを記事にしていく予定ですが、基本的な考え方はこの記事で書いたように、切り替えをスムーズにしてシングルタスクを行っているのと同じ状況を作るのがポイントです。

今回はPCを使った作業をメインに関して説明しましたが、PCを使わない作業に関しても使える考え方です。

マルチタスク能力は鍛えられないので、マルチタスクでも効率を落とさない環境を整えよう、ということです。

あなたの仕事にあわせて、マルチタスクでも効率を落とさない環境を構築してみましょう。