パソコンで仕事をするのに作業効率を上げるには何のソフトを使えばいいんだろう、と思っていませんか？
「調べると『効率化ソフト１０選』、とか『２０選』とか出てくるけど、結局どれを使えばいいのか分からない。便利なツールというよりも、仕事の効率を全体的に上げるようなソフトはないのかな。」
その悩み、博士エンジニアの晴樹が解決します。
私も作業の効率化のためにいろいろ調べましたが、よく紹介されているのは「ファイルの圧縮・解凍ソフト」や「画像閲覧ソフト」などの便利なツールでした。
これらは確かにできないことができるようになったりするので便利なのですが、「仕事の効率を上げる」という点からするとちょっと違うなぁ、と思っていました。
そんな中でいくつもソフトを使ってみて、仕事の効率を上げてくれるソフトを見つけました。
先に結論を書くとそれは『ランチャーソフト』です。
これを使うことで、効率よく作業できるようになった以外にも、集中力の低下を避けられるようになったり、作業に取り掛かりやすくなったりと、仕事を進めるうえで全体的な効率アップができるようになりました。
この記事では、ランチャーソフトとは何か、なぜ仕事の効率が全体的にアップするのか、などについてお伝えします。
仕事効率化に絶対入れるべき１つのソフト
「仕事の効率を上げるためのソフトを教えてください」と言われたら、まっさきに『ランチャーソフト』と答えます。
ランチャーソフトとは、簡単な操作でファイル・フォルダを開いたりソフトの起動ができるソフトです。
例えばあるクライアントに関する案件のフォルダを開いたり、会計処理に使っているファイルやソフトを開いたりといったことがすぐにできるようになります。
なぜランチャーソフトが仕事の効率アップにつながるのでしょうか。
もちろん、必要なファイルを探す時間を短縮できるから、というのは一番の理由でしょう。
パソコンのファイル探しではなく紙の書類の話になりますが、1日のうち会社で書類を探すのにおよそ20分、年間で約80時間という、とてつもない時間が「探す」という行為にかかっていることがコクヨ株式会社の実施した調査により分かりました。
パソコンにおいても当然この「探す」という行為は必要です。
少しでも効率よく探せるようにするために、フォルダを階層構造にして分かりやすい名前を付けたり、年月ごとに分けたり、と工夫している人もいるでしょう。
私もそのようにしていましたが、たとえ分かりやすく分けられていても、分け方のルールを思い出すのに少し時間がかかったり、階層が深くて何度もクリックしなければいけなかったりして、効率が良いとは言えませんでした。
ランチャーソフトは簡単な操作で必要なファイルやフォルダ、ソフトを開くことができるため、作業の効率が上がります。
このような時短効果はもちろんあるのですが、探す行為の時間を短縮することはそれ以外にも意外な利点があります。
ランチャーソフトは集中力維持にも効果がある
作業中に以前作ったファイルが必要となり、それを探さないといけない。
よくあることですが、実はこれがかなり仕事の効率を下げているんです。
正確には「探す」という、これまでとは違う作業をしなくてはならなくなることで、これまで保っていた集中力が切れてしまい、結果として効率が下がります。
- 探すという行為に頭を使う
- 作業を中断して探さないといけない
- 見つからなくてイライラする
これらの積み重ねによりあなたの集中力はどんどん低下しています。
ランチャーソフトを使うことで、探す行為に時間も頭を使わなくてよく、集中力を保ったまま作業を続けることができます。
ランチャーソフトはちょっと苦手な作業の障壁を下げてくれる
ランチャーソフトを使うそのほかのメリットとしては、ちょっと苦手な作業に取り掛かりやすくなることです。
ちょっと苦手な作業、自分があまりやりたいと思わないような作業は、手を付け始めるまでに時間がかかりますよね。
なんとか「やり始めよう」と思っても、そこでまず作業に必要なファイルを探さないといけない場合、どのように感じるでしょうか？
「やっぱり面倒だ」「この作業やりたくないなぁ」「そもそもどのフォルダを開くんだっけ」
せっかく始めようとした勢いが、探すという行為が必要なために失われてしまうのです。
ただでさえ始める障壁が高い苦手な作業に対して、まず必要なファイルを探さないといけないので作業に取り掛かる障壁がより上がってしまいます。
でもランチャーソフトを使うことで必要なファイルをすぐに開くことができ、作業に取り掛かりやすくなります。
おすすめのランチャーソフト
私はパソコンのOSにWindowsを使っているので主にWindowsのソフトの紹介になりますが、以下の二つをオススメします。
- CLaunch
- Executor
私は何かをオススメするときは基本的に1つしか紹介しないようにしているのですが、この二つはちょっと性質が違うランチャーソフトなので、両方紹介しておきたいと思います。
どちらも無料で使うことができるソフトです。
CLaunchは初めて使う人にオススメのランチャーソフト
CLaunchは、グラフィカルな表示で分かりやすく操作できるランチャーソフトです。
使いたいファイル、フォルダ、ソフトなどを登録し、必要な時にCLaunchを呼び出すことで、すぐに目的のものを見つけることができます。
ランチャーソフトを初めて使う人やマウス操作がおもな方にオススメです。
公式サイトはこちらです。
またこちらのサイトからもダウンロードすることができます。
Executorはちょっと慣れた人にオススメのランチャーソフト
Executorはコマンドベースのランチャーソフトです。
コマンドベースとは、おもにキーボードの入力によって操作をすることです。
なので見た目は小さな入力フォームのようなものが表示され、これに例えばWordを開くときは「word」と打ち込むことで、Word が候補として出てくるのでWordを起動することができます。
普段よくキーボード入力する人や、少しでも早く開きたい、という慣れた人向けのソフトです。
公式サイトはこちらです。
英語のソフトですが、ファイル、フォルダ、ソフトを登録して使うだけなら英語が読めなくても大丈夫です。
私は、ファイルやフォルダはCLaunchに登録し、ソフトはExecutorに登録しています。
ソフト名は簡単に覚えられるのでコマンドベースで入力するのは簡単ですが、ファイルやフォルダ名はそもそも覚えていなかったり量が多かったりするので、見た目で分かりやすいCLaunchを使ったほうがいいからです。
MacユーザーはAlfredを試してみては
私はMacを持っておらず、使ったことがないソフトをオススメするわけにはいきませんが、Windows向けのランチャーソフトを探していた時に見つけた、「MacのこのソフトみたいなランチャーソフトがWindowsにもあればなぁ」と思っていた「Alfred」を少し紹介させてください。
こちらはコマンドベースのランチャーソフトで、非常に快適に使えるようです。
公式サイトはこちらです。
先ほど紹介したExecutorは、「AlfredみたいなソフトをWindowsでも使いたい」と思って探して見つけたのです。
まとめ
この記事のポイントをまとめます。
- 仕事効率化に絶対入れるべき１つのソフトはランチャーソフトである
- ランチャーソフトを使うことで、必要なファイルやフォルダを探す時間を減らし時間短縮による効率アップができる
- 集中力が低下する「探す」という行為を避けられるので、集中力維持にも効果がある
- 作業にすぐに取り掛かれる状態を作れるので、ちょっと苦手な作業を始めるための障壁を下げてくれる
また、オススメのランチャーソフトとしてWindows用にCLaunchとExecutor、Mac用にAlfredを紹介しました。
とにかく、「探す」という行為自体は何も新しいことを生み出さないので、ランチャーソフトを使って効率よく作業し、成果を生み出しましょう！
