タスク管理が続かないときはツールを見直そう

タスク管理が続かないときはツールを見直そうタスクを管理する

タスク管理が続かないけど何が悪いんだろう、とお悩みではありませんか?

「タスク管理を続けるポイントは何だろう。ツールを変えればうまくいくのかな?」

その悩み、博士エンジニアの晴樹が解決します。

今は紙ベースのスケジュール帳などだけでなく、PCやスマホ上でタスク管理をする人が多いと思います。

私自身、紙ベースでは全くタスク管理ができませんでしたが、PCでタスク管理をするようになってから、「これは楽にタスク管理できるな」と思っていました。

でもやり始めてしばらくしたとき、急に続かなくなってしまいました。

あれこれ試行錯誤しましたが、結論としてはタスク管理に用いるツールを変えたところ、タスク管理が続くようになりました

この記事では、タスク管理が続かないときに見直すべきポイントとして、ツールを見直すことと、その理由をお伝えします。

さらに、数あるタスク管理ツールの中からTodoistとTrelloについて、どのような人がどちらのツールを使うのがオススメなのかについてもお伝えします。

タスク管理が続かないときはツールを見直そう

タスク管理を始めたものの続かない、または急に続かなくなった、なんてことがあるなら、タスク管理に用いているツールを見直すことをオススメします。

見直すときのポイントは、使っているツールが自分の性格や仕事のスタイルにあっているかどうか、です。

なぜそうした方がいいのかというと、性格や仕事のスタイルによって適切なタスク管理ツールが異なるからなのです。

例えば、複数のプロジェクトを並行して行うことが多い人の場合、複数のプロジェクトのタスク内容がパッと見て分かる方が、全体を把握できてスムーズに進める場合があります。

一方で、複数のプロジェクトの異なるタスクが並んでいると、あれもこれもやらないといけないのか、と考えてしまい、今行っている作業に集中できない人もいるでしょう。

人によってはプロジェクトごとにツールで表示するページを切り替えるのが面倒で、一つのページにすべて表示したいと思う人もいます。

このように、ツールを使う人の性格や仕事のスタイルによって必要なツールの性質というのは異なるのです。

「でもそれってツールの問題じゃなくて、ツールの使い方とか本人の意思の問題なんじゃないの?」

と思うかもしれません。

もちろんそれも原因としてあり得ますが、ツールが自分の性格や仕事のスタイルに合わないから続かない、ということは原因の一つとして確実にあります。 世の中を見回してみると、いくつものタスク管理ツールにあふれています。

もし、誰にでも合うツールがあるならば、みんながそのツールを使って他のツールは使われなくなるはずですが、そんなことにはなっていません。

こんなにも様々な種類のタスク管理ツールがあるというのは、人によって適切なツールが異なるからでしょう。

では、どのような人にどのようなツールが合うのでしょうか?

ここでは、私が実際に使用したいくつかのタスク管理ツールの中から、TodoistとTrelloについて紹介します。

タスク管理にTodoistがおすすめの人

Todoistは、タスク管理ツールとして必要最低限の機能を抑えつつ、有料のプレミアムプランでは、テンプレートを使ったタスク作成、Googleカレンダーなどのカレンダーツールとの連携、メール転送でのタスクの追加など、より便利に使うための機能も備えたツールです。

Todoist: The to do list to organize work & life
Join 25 million people and teams that organize, plan, and collaborate on tasks and projects with Todoist. "The best to-do list" by The Verge.

操作性に優れていて直感的でわかりやすく、終了したタスクにチェックを入れて消す操作は気持ちがいいものです。

初めてツールを使ったタスク管理をやってみようと思っている方にもオススメですし、使いやすかったので私はプレミアムプランを契約していました。

では、そのようなTodoistはどのような人に合うのでしょうか。

締め切りのある仕事が多い人

人から依頼を受けて行う仕事であれば大抵締め切りがあります。

そのような仕事がメインの場合、締め切りを把握しながらタスクを進めていくことが重要ですよね。

Todoistは各タスクに設定したタスク期限順にタスクを表示するのが簡単です。

これはTodoistで1週間以内に期限をむかえるタスクを表示した場合の表示です。

また、今日が締め切りのタスクにのみ集中したいなら、「今日」という項目をクリックすれば、今日が締め切りのタスクが一覧できます。

このように、締め切りのある仕事が多い場合、その期限を基準としてタスクを表示するのが容易なTodoistがオススメです。

タスクに優先度を設定するのが得意な人

多くのタスク管理ツールには、各タスクに優先度を設定する機能があります。

例えば期限が同じくらいで優先度の低いタスクと高いタスクがあったら、優先度の高いタスクの方をまず行う、という使い方ができます。

優先度なんて設定しないで締め切りが近いタスクをどんどんやるよ、という使い方でもよいと思いますが、問題は締め切りが無いようなタスクの場合です。

期限も優先度も設定しないと何が起きるのかというと、「今日」や「次の7日間」にタスクが表示されません。

普段タスクをこなしていくときにこれらの画面を頼りに行っていると、何も設定されていないタスクは手が付けられないまま過ぎていきます

タスクに優先度を設定すると、この問題は解決できます。

例えば優先度が1か2、または2日以内に締め切りを迎えるタスクを表示するフィルタを設定すると、次の図のように表示されます。

こうすることで、締め切りが設定されていなくても優先度が高いタスクを表示できるので、タスクを忘れてしまうことを防げます。

一方で、タスクに優先度を設定するのは慣れないとなかなか難しいものです。

あれも重要、これも重要、なんて思っていると全て同じ優先度になってしまい、結局優先度を付ける意味が無くなってしまいます。

優先度を決める指針が明確で、タスクに毎回優先度を設定する操作をするのが苦でないならば、Todoistをうまく使いこなせると思います。

シングルタスクの人

Todoistが優れている点の一つは、プロジェクトや、プロジェクト内のタスクが階層的に表示できる点です。

これによってプロジェクト間やタスク間の関係性が把握しやすくなります

プロジェクトが一つで、やるべきことをタスク管理ツールの上から順にこなしていくシングルタスクタイプの仕事の場合、Todoistは特にオススメです。

階層表示が見やすくて全体を把握しやすいですし、タスクの追加や終了のチェックなどの操作性に優れているからです。

反対にマルチタスクの人は、使える人と使えない人に分かれると思います。

その理由は、全プロジェクトの全タスクを同時には表示できないからです。

例えばプロジェクト1のタスクとプロジェクト2のタスクを一つの画面に簡単には表示できないのです。

期限や優先度、ラベル、フィルタといった機能を使えばプロジェクトをまたいだ表示が可能にはなりますので、それらを使う手間を惜しまないのならば問題ありません。

でもそれが面倒だ、という人からするとタスクの確認には各プロジェクトの画面を見ていく作業が必要になり、また一覧で表示できないため、どのようなタスクがあるのかが把握しにくくなります。

つまり、プロジェクトが常に複数あるなどしてマルチタスクをせざるを得ない場合、うまく使うためにいろいろと工夫が必要になってきます。

タスク管理にTrelloがおすすめの人

Trelloはカンバン方式とよばれる、ボードに付箋を貼るような感覚でタスクを管理する、他のツールとはちょっと異なるタスク管理ツールです。

Trello
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ボードの中のリストという枠の中にカードとよばれるタスクなどを記したものを配置することでタスクを管理します。

ボードは複数作れますし、リストやカードの使い方も自由ですが、自由すぎて初めは使い方に戸惑うかも知れません。

でも他のツールにはない独特な操作性や一覧性は、これこそ求めていたツールだ、と思う人もいるでしょう。

そんなTrelloが合うのはどんな人でしょうか。

マルチタスクな人

複数のプロジェクトが異なるページにあると、ついつい今表示しているページやよく確認するページだけを見がちになってしまいます。

Trelloの表示は一覧性に優れているので、多くのプロジェクトやタスクを一度に表示でき、場合によっては一つのページだけで全てを管理できます。

ただし全体を俯瞰してみるにはPCの大きなモニタで見ることが前提となるので、スマホでタスク管理をしている人はその点に注意しなくてはなりません。

使い方として例えばプロジェクトごとにリストを作ると、リストの中にはそのプロジェクトのタスクを入れることになるので、Todoistなどの他のツールと同じように使えます。

プロジェクトをまたいでタスクが見えるのでこれでよさそうですが、他のタスク管理ツールと同じように使うのではTrelloの真の力が発揮できません。

そのような管理方法なら他のツールのほうが操作性に優れているでしょう。

Trelloの最大の特徴は、リスト間でカードの移動がドラッグアンドドロップで簡単に行えることです。

このことを使ったタスク管理方法の例を、Trelloがおすすめの人と共に次に紹介します。

締め切りのない仕事が多い人

締め切りがない仕事の場合、その仕事をついつい後に回してしまったり、場合によっては忘れてしまったりすることがあるかもしれません。

ちゃんと優先度を設定したり、各プロジェクトを確認したりする習慣があれば良いのですが、ついつい面倒になって結局手つかずに・・・

そんな場合でも、Trelloの表示は一覧性に優れていて、多くのプロジェクトやタスクを一度に表示できます。

でも、表示できたところで今度は多くのタスクが表示されているだけで何から手を付けていいのか、混乱してしまいます。

そこで私は以下のようにしてTrelloを使っています。

まず、リストに下のように「今日やること」「明日やること」「近いうちにやること」「終了したこと」と名前を付けます。

そして例えば1日の初めに「今日やること」のリストにドラッグアンドドロップでタスクが書かれたカードを移動します。

タスクが終わったら「終了したこと」にカードを移動し、「今日やること」をどんどん減らしていき、リストが空になったら今日の仕事は終了です。

こんな操作が簡単に行えるのも、Trelloならではなのです。

プロジェクトはラベルとして設定し、ラベルの色を見てすぐに分かるようにしています。

こうすることで一つのボードに複数のプロジェクトが混在していてもどのプロジェクトを進めているのかが把握できます。

Trelloを使ったタスク管理の詳細はいずれ記事にして紹介します。

タスク管理ツールはまず使ってみることが重要

ここまでTodoistとTrelloについて紹介してきましたが、説明を聞いても「どっちを使えばいいか決められない」という人もいると思います。

そんな方へのアドバイスとしては、「どっちでもいいのでまず使ってみる」ということです。

使っていくうちに、自分の性格や仕事のスタイルが明確になり、「やっぱりこのツールは自分に合っているな」とか「自分の仕事スタイルとは合わないな」ということに気づくことができます。

使ってみないとツールについても自分自身についても分からないことが多いので、またツールを使ってタスク管理したことが無い人は、どのツールでも良いので直感的に良いと思ったツールをまず使ってみましょう。

上の「タスク管理にTodoistがおすすめの人」を読んで、Todoistに対してちょっと使いづらいような印象を感じた人もいるかもしれません。

その原因は、私自身がTodoistからTrelloに乗り換えたからなんですね。

タスク管理ツールを使うまで気づかなかったのですが、私は極度なめんどくさがりで、別のプロジェクトのタスクを確認するためにクリックしてページを切り替えるのすらやりたくないんです。

なので、Todoistを使っていたころ、プロジェクトが少ないときは良かったのですが、プロジェクトが増えてマルチタスクが必須になったときに、私の性格ではTodoistを使ったタスク管理が面倒で続きませんでした

その後Trelloに乗り換えたわけですが、このタスク管理ツールは私の性格や仕事のスタイルに合っていました。

なのでTrelloについては肯定的な書き方をしているように見えるかもしれません。

でもタスク管理ツールとしてTodoistがダメでTrelloがイイ、ということではないんですね。

私にはTrelloが合っていた、というだけであって、どのタスク管理ツールがぴったりなのかは人によって違うのです。

ここが使いづらいよ、という点も人によってはそう感じないでしょうし、使い方を工夫することで使いやすくなることもあります。

なので、やっぱり言いたいことは「まず使ってみる」ということですね。

まとめ

この記事のポイントをまとめます。

  • 自分に合って使い続けられるタスク管理ツールというのは、その人の性格や仕事のスタイルによって異なるので、タスク管理が続かないときには使っているツールを見直すとよい
  • Todoistは締め切りのある仕事が多い人、タスクに優先度を設定するのが得意な人、シングルタスクの人におすすめ
  • Trelloはマルチタスクな人、締め切りのない仕事が多い人におすすめ
  • どのツールが自分に合うのかは使ってみないと分からないことが多いので、まず使ってみる

タスク管理に興味があったけど今までやってこなかったという人や、今使っているツールがどうも合わない気がするんだけどという人は、とりあえず新しいツールをダウンロードして使ってみましょう。

Todoist: The to do list to organize work & life
Join 25 million people and teams that organize, plan, and collaborate on tasks and projects with Todoist. "The best to-do list" by The Verge.
Trello
Infinitely flexible. Incredibly easy to use. Great mobile apps. It's free. Trello keeps track of everything, from the big picture to the minute details.

最近のほとんどのツールはPCもスマホも対応しているので、自分のスタイルに合わせて選んでみてください。

PCが主なのか、スマホ操作が主なのかによっても適したツールは違うと思います。

なのでとにかく「まず使ってみる」ことですね。