「オンラインミーティングになってから説明が伝わっていない感じがするんだよなぁ」「今のやり方で大丈夫なのかな？」
その悩み、博士エンジニアの晴樹が解決します。
テレワークが広まってきたり、会社間やフリーランスでも打ち合わせがオンライン化したりなど、ミーティングの新しい形が広まってきましたよね。
こうした変化にあなたは対応できていますか？
環境が変化したにもかかわらず、これまでのオフラインミーティングと同じようにしていませんか？
「手持ちの機器だけでなんとかしよう」「ネットがつながっていればとりあえずオッケーでしょ」
こんな考えでは、仕事でこれまでのように成果を出すのは難しくなっていないでしょうか。
なぜなら、環境が変われば目的を達成するための最適な手段が変わるからです。
オンラインミーティングにはオンラインミーティングに適した準備が必要になります。
この記事では、オンラインミーティングで成果を出すためには何が必要なのか、これまでのミーティングとの違いを交えて解説します。
オンラインミーティングで重要なのは画質ではなく音質
ビデオの画質はどうでもいい
「オンラインミーティングが始まった！」となったときにWebカメラを買ったりしましたか？
仕事を進めるための会議ならば、画面に表示するのは参加者の顔ではなく、資料や議事録などです。
そう考えると、そもそもビデオを使うタイミングってほとんどないんですよね。
使ったとしても開始直後くらいでしょうか。
ビデオは無くてもいいので、実は高いWebカメラを買う意味はないのです。
オンラインミーティングで重視すべきは音質
オンラインミーティングにおいては、コミュニケーションは主に声で行われますよね。
ということは、マイクの音質が悪いと、聞いている方はコミュニケーションが取りづらく、かなりストレスが溜まります。
反響、くぐもった声、周囲の騒音、ざらついたノイズなど、常にそのような音を聞かされ続ける参加者はたまったものではありません。
参加者のことを思いやり、ミーティングを円滑に進めたいと思うなら、マイクの音質を重視するべきなのです。
オンラインミーティングでの効果的な伝え方
従来のプレゼンスタイルがオンラインミーティングに合わない理由
これまでのミーティングのスタイルといえば、会議室で対面でスライドを使ったプレゼンテーションをしたり、資料を配布して説明したりしますよね。
対面の場合は、説明の内容のほかに、話す人の態度や表情なども情報を伝えるうえで重要になりますし、スライドや資料を指で示したりすることで、分かりやすく伝えられますね。
でも一方でオンラインミーティングでは環境が違います。
相手は自分の態度や表情が見えなかったり見なかったりするうえ、自分は説明したいところを指やレーザーポインタで示したりすることもできません。
それにもかかわらず、これまでと同じようなスライドを使った説明をする人がいます。
これは見ている側からすると非常に分かりづらいです。
説明している本人からすればこれまでと同じやり方でできて楽なのでしょうが、聞いている側のことを考えていなくて残念ですよね。
オンラインミーティングで取るべき説明スタイル
オンラインミーティングでは画面に表示されるのは基本的に説明用の資料だけなので、態度や表情に頼れません。
でも逆に態度や表情を気にしなくてよいということなので、別のスタイルが使えます。
それは、画面共有したスライドや資料に、液晶ペンタブレットを使ってリアルタイムにマークしたり書き込みをしたりするスタイルです。
対面のプレゼンテーションで書き込みをしていると、態度や表情が見えなくなるため、それだけでかなり伝わりづらくなります。
でもオンラインミーティングでは態度や表情を見せなくてよいので、画面への書き込みに注力できるのです。
画面に直接書き込めば、どこを説明しているのかが分かりやすいですし、相手のリアクションに応じて素早く説明を書き加えたりもできます。
説明している場所なんてスライドにアニメーションをつければ分かる、と思っていませんか？
それではアニメーションを設定する手間もかかるし、アニメーションを設定した順にしか説明できず、反対に説明の邪魔にもなりえます。
液晶ペンタブレットを使って画面に直接書き込む方式なら、オンラインミーティングで生じる説明の分かりにくさを解決できるのです。
成果を上げるためのオンラインミーティングの必須環境
オンラインミーティングが本格化したとき、手持ちの環境だけでは十分なミーティングができないことに気づきました。
そこで私は、相手が聞き取りやすくするための音質の良いマイクと、分かりやすい説明をするための液晶ペンタブレットを使い始めました。
やってみると「聞きやすくてストレスが無いですね」「説明が分かりやすいですね」と評判でした。
それだけ、音質や説明の仕方に気を使っていない人が多いということなのでしょう。
聞き手にストレスを与えず説明に集中して成果を上げたいと思う方むけに、私が揃えたマイクと液晶ペンタブレットを紹介しますので、参考にしてみてください。
オススメのマイクはオーディオテクニカのAT2020USB+
PCへのマイクの接続方式はいくつかありますが、面倒なオーディオ関係の設定が不要で使えるUSB接続がオススメです。
そのなかでも私が使っているのはオーディオテクニカのAT2020USB+です。
マイクとしてヘッドセットを使うことも考えられますが、装着の煩わしさや音質を考えると、やはりAT2020USB+のようなしっかりしたマイクの方がよいです。
AT2020USB+は性能が良すぎて周囲の細かい音も拾ってしまいますが、それはソフトウェアのノイズキャンセル機能で消すことができます。
オンラインミーティングにZoomを使っているなら、Zoomのノイズキャンセリング機能を使えばよいでしょう。
悪い音質をよくすることは難しいですが、拾いすぎる音を抑えることは簡単なので、集音性能の良いマイクの方がいいのです。
AT2020USB+には卓上に置く用の小型三脚がついてきますが、マイクを使うたびに三脚に取り付ける準備をするのも手間ですし、三脚を置くスペースが必要だったり倒れやすかったりと、使いづらいです。
この問題をすべて解消できるのが、マイクスタンドを使うことです。
机のへりにマイクスタンドを取り付けて使うことで、必要な時にだけサッとマイクを取り出せて邪魔になりません。
私が使っているマイクスタンドはこちらです。
また、マイクスタンドには、振動を軽減してノイズを減らすためのショックマウントと呼ばれるものをつけています。
私が使っているものは品薄のようなので、代替品を紹介します。
これらを揃えておけば、音質の面ではこれ以上ない聞き取りやすい環境が構築できます。
オススメの液晶ペンタブレットはXP-Pen
液晶ペンタブレットは、XP-Penの13.3インチを使っています。
メインディスプレイとして使うわけではないので、大きすぎる必要はなく、13.3インチの大きさで十分に役割が果たせます。
反対に大きすぎると、普段使わないときにしまう場所に困ったり、取り出したときに机に置きにくかったりします。
XP-Penはタブレットの脇にボタンが8つ付いているので、そこにスライド送りや書き込みモードへのショートカットを設定することで、マウスやキーボードに触れることなく説明をすることもできます。
これは大変便利なので、液晶ペンタブレットを購入するなら、ボタンがあるものを選ぶのをオススメします。
まとめ
この記事のポイントをまとめます。
- これまでのオフラインミーティングと同じ環境ではオンラインミーティングでは伝わりづらい
- 聞き手にストレスを与えず説明に集中して成果を上げたいなら、高音質マイクと液晶ペンタブレットを揃えよう
相手のことを思いやって準備することが、結果的に自分の評価や成果につながります。
成果を上げるオンラインミーティング環境を整えて、周りに一歩差をつけませんか？
