仕事が忙しいと頭が回らない?タスクを書き出し整理しよう

仕事が忙しいと頭が回らない?タスクを書き出し整理しようタスクを管理する

博士エンジニアの晴樹です。

フリーランスとして働いていると、時期によって仕事の量が違うことがあると思います。

仕事の量が多くなり忙しいことは嬉しいことではありますが、複数の仕事が同時に動いていたりとにかくやるべきことが多かったりすると、頭がこんがらがってきて集中して仕事ができないことってないですか?

私も、仕事が多ければ多いほど集中して進めないといけないのにより集中力が下がって仕事が進まない、という悪い循環に陥っていました。

これを解消する方法として効果があったのは「タスクをすべて書き出す」というものです。

これによって頭の中がクリアになり、やるべきことが多くてもひとつの作業に集中して仕事を進めることができるようになりました

忙しいからもっと効率的に仕事をこなさないと、、、でも忙しいほど頭が回らない、、、

そんなお悩みをお持ちの方はぜひこの記事にある方法を試してみてください。

タスクを書き出して頭が回らない思考停止から抜け出す

私の場合、やるべきことが多いとすぐに頭の中がもやもや、ぐちゃぐちゃになってしまいます。

仕事が忙しいほど、頭が回らなくて思考停止したような状態になりがちです。

なぜそうなるのかを分析してみると、何をするべきかということが整理されていなくて、常に頭の中が「しなくてはいけないことは何だろう」という思考に支配されていたからだと気づきました。

自分は意識していなくても、無意識のうちにいろんなタスクのことを考えていたのです。

そこで頭の中をクリアにするために、やるべきタスクを全て書き出しました。

書き出したからといってタスクが進むわけではないですが、文字として書き出すことで何について考えていたのかが明確になります。

こうしてやるべきことを全て書き出してしまうこと、タスクについてそれ以上考えることがなくなります。

より正確には、「考えても今すぐには分からないこと」が分かるので、これは考えても無駄だな、というのが分かるようになります。

これにより集中して作業することができるようになりました。

「ただ書き出すだけで効果が本当にあるの?」と思われるかもしれませんが、文字にしておくことは非常に効果があります。

反対に、文字にしておかないと同じことを何度も考えてしまうんですよね。

しかも考えていることとは違うタスクをやっているときにふと気になって考える程度なので、大体考えがまとまらず、結局何も進みません。

この悪循環を断ち切るためには、タスクを全て書き出すことが効果的です。

書き出すときはその時点で分かる作業の詳細まで

タスクを書き出すときに注意すべき点があります。

それは、その時点で分かる作業の詳細までタスクを落としこむということです。

例えば私はメールの返信もタスクとして書き出すことがあります。

ただ返信するだけなら受け取ったときに即返信すればよいのですが、調べてからでないと返信できない内容の場合もあります。

その場合、ある程度時間がかかったりいくつかの作業を伴います。

これに対して単に「メールに返信する」というタスクとして書き出してしまうと、「あの返信には何を調べないといけないんだっけなぁ」とか「調べないと返信できないのか、面倒だなぁ」という余計な考えが浮かんできます。

見通しが立たなくてもやもやしてしまうんですね。

これを避けるためにも「XXについて調べる」「YYを使ってまとめる」「まとめた内容を返信する」のようなタスクにします。

こうすることでやるべきことが明確になり、「あれはどうしよう」「これはどうしよう」といった余計なことを考える隙が無くなります

詳細が書けないタスクはどうするのか?

場合によっては、やってみないとどういうタスクが生じるのか分からないことや、見通しが立たないことなどがあり、詳細が分からないこともあるかもしれません。

でも心配はいりません。

「すぐに取り掛かれるほど詳細」ということではなく「その時点で分かる作業の詳細」というのがポイントです。

例えば「やってみた結果から次のアクションを考える」とか「詳細を考える」のようなタスクにしてしまうということです。

重要なのは、「考えても今すぐには分からないこと」を明らかにして頭の中を整理することです。

そのために全ての作業をタスクとして書き出すのです。

もちろんずっと「詳細を考える」というタスクを残しておいても、「考える」というのはとてもあいまいなのでこれを実際に実行することは難しいでしょう。

しかし作業がどんどん進んでいきその詳細を考えるステージに近くなれば、様々なことが分かってきますのでより具体的なアクションをタスクとして書くことができるはずです。

それが「その時点で分かる作業の詳細」になっているはずです。

なので、詳細が分からないから書き出せない(書き出さない)のではなく、その時点で分かる範囲でいいので書き出しましょう

タスク管理ツールにタスクを書き出し整理しよう

タスクを書き出す際にお勧めなのはタスク管理ツールを使うことです。

紙に書きだすのも効果的ですが、書き出してそのタスクの期限を管理したり、分かりやすく分類や整理したりということを行うには、タスク管理ツールを使うのがよいでしょう。

私が用いているのはTodoistというものです。

Todoist: The to do list to organize work & life
Join 25 million people and teams that organize, plan, and collaborate on tasks and projects with Todoist. "The best to-do list" by The Verge.

TodoistはPCやスマホなど様々なデバイスから自分のタスクを管理でき、またシンプルで使いやすく基本的な機能は無料で使うことができます。

私は他のツールも使っていたことがありましたが、使い方が複雑であったり使えるデバイスが限られていたりしていて、結局Todoistに落ち着きました。

使いやすい、というのはとても重要で、仕事をうまく進めるための導入するツールが使いづらくて仕事が進まなかったら意味がないわけです。

Todoistは直感的にも使いやすく、初めてタスク管理ツールを使う人にもオススメです。

まとめ

仕事が忙しいほど頭が回らないのは、もどかしくて辛いですよね。

そんなときはタスクを全て書き出すことで、頭の中のモヤモヤを解消しましょう

書き出すときには、Todoistのようなタスク管理ツールを使うと効率よくタスクを管理整理ができますよ。

タスクを書き出し頭の中をクリアにすることで、より効率的に多くのタスクをこなしていきましょう!