仕事の効率を上げたいなら「これ」を知らないと

仕事の効率を上げたいなら「これ」を知らないと 仕事が終わらない

仕事の効率を上げる方法を知りたいと思っていませんか?

「仕事の効率が悪くてなかなか仕事が進まない。本当は早く仕事を終わらせて帰りたいのに。どうやれば仕事の効率を上げられるのかが分からない。」

その悩み、博士エンジニアの晴樹が解決します。

この記事では、仕事の効率を上げる方法について紹介しますが、実は効率を上げる方法よりも知るべきもっと重要なことがあります。

それは、そもそも「仕事の効率」とは何か、ということ。

これについてもお伝えします。

仕事の効率とは何かをわかったうえで効率を上げる方法を知ることで、効率よく仕事をこなすことができるようになれます。

仕事の効率を上げるために知るべきこと

効率を上げる方法を知る前に、そもそも「仕事の効率」とは何かを知るべきです。

意外と仕事の効率については考えたことがないんじゃないでしょうか。

なんとなく「テキパキ仕事をこなすこと」が効率が良い、と思っているだけでは、効率を上げるためにやっていると思っていたことが実は効率を下げていた、なんて罠に陥っているかもしれません。

効率を上げるためにも、まずは効率とは何かを知りましょう

仕事の効率とは目標達成に関係する成果と時間の関係だ

仕事の効率は、目標達成に関係する成果と時間の関係で表すことができます。

具体的に言うと、仕事の効率が高いというのは、目標達成に関係する多くの成果を短時間で上げられる、ということです。

ということは、目標達成に関係ないことをやるのは効率が悪い、と言えますよね。

「そりゃそうだろう」という声が聞こえてきそうですが、意外とこのことは見落とされがちなんですよ。

ちゃんとやっているはずなのに成果が出ない、という人は目標設定があいまいで目標達成に関係ないことをやっていることも実は多いのです。

また、あいまいな目標のせいで何をどこまでやればいいのかもあいまいになり、過剰な成果を出してしまうこともあります。

成果が多いぶんには問題ないように見えますが、多くの成果を出すためには多くの時間がかかりますので、余計に成果を出すということは余計に時間を使って時間を無駄にしている、つまり効率が悪いということなのです。

短時間で成果を上げることが効率が高いといえるので、目標達成に関係あることをいかに短時間で行えるのかがポイントになります。

仕事の効率を上げる方法

仕事の効率が高いというのは、目標達成に関係する多くの成果を短時間で上げられる、ということだということを説明しました。

ということは、効率を上げる方法とは、目標達成に関係する多くの成果を短時間上げる方法だということです。

その具体的な方法として、次のことを紹介します。

  • 目標を明確にして、目標達成に関係のある作業だけをやる
  • 仕事に手を付ける前にタスクを書き出す
  • 速く作業をこなす

目標を明確にして、目標達成に関係のある作業だけをやる

何か新たにタスクを行う際は、その前にまずタスクの目標を明確に定め、それに関係のあることだけをやるべきです。

このとき、目標はなるべく数値で表せる具体的なものにするのがよいです。

数値は比較したり測ったりできるので、今どれくらい目標に近づいているのか、どれくらいの速度で近づいているのかが分かりますよね。

また必要な数値に到達したところで作業を終えれば、必要のない成果のために無駄に時間を使うことを避けられるからです。

このように「余計なことをやらない」というと、「仕事を早く正確にこなすことだけがすべてではない」という反論もありそうですが、それはその通りです。

でもだからこそ、「正しく」目標を設定すべきだということをお伝えしたいです。

仕事を通してスキルアップしたい、という目標がダメというわけではないので、もちろんそのような目標を立てる方もいるでしょう。

このような目標を立てたときに

  • 成果が早く出るけどスキルアップしない方法
  • 成果が出るのはやや遅い(が納期には間に合う)がスキルアップできる方法

どちらを選ぶべきでしょうか?

当然、「成果が出るのはやや遅いがスキルアップできる方法」です。

その理由はこれが目標に沿っているからですよね。

また、不要なことはやらない、断ることも必要です。

正しく目標を立てられているならば、目標達成に関係ないことをやることは無駄だからです。

頼まれた仕事を断るのは勇気がいるかもしれませんが、これは慣れておいた方がよいでしょう。

もちろん断ることに対して自分も相手も納得できる理由は必要ですが、適切な理由で断っているにも関わらず上司やクライアントとの関係が悪くなるようなら、そもそもそのような仕事を受けざるを得ない環境を変えるようにした方がよいです。

なぜなら、そのような環境で無理して働くことは、仕事の目標達成よりも重要な、人生の目標達成を大きく邪魔している恐れがあるからです。

このように、タスクの目標を明確にすることはとても重要ですし、さらに人生の目標が明確ならば、タスクの目標が立てやすくなるでしょう。

仕事に手を付ける前にタスクを書き出す

行う予定のタスクを書き出してから作業を開始することは、仕事の効率を抜きにしても重要なことなのですが、仕事の効率という点から見るとこれは過剰な成果を防止するのに効果的です。

仕事を進めていると、なんとなく「やっておいた方がいいかな」というように考えて感覚でタスクをこなすことはないでしょうか。

実はそれが余計なタスクであり、やってもやらなくても目標達成には関係ない、ということは私もよくありました。

終わってみて振り返ると「あれ余計だったよね」と気づくんですが、やっているときはその場でタスクを決めていたこともあって全体が見通せず、「多分必要な気がする」というだけでやっていました。

こういったことを避けるためにも、一連の作業を始める前にまず行うべきタスクをすべて書き出して、それを基に進めていくのがよいのです。

ただ一つ注意があります。

タスクをすべて書き出すことに慣れていない方は、一連の作業で必要なタスクだけを正確に書き出そうとして、反対に抜けが発生することがあります。

抜けが発生するというのは、必要なタスクをやり忘れるということですが、当然これはマズいですよね。

これを防ぐためには、まずはいつも通りのやり方でタスクをこなし、やった作業やなぜその作業をやったのかなどを記録しておきます。

また、後から振り返って「あれはやらなくてよかった」ということがあったらそれも記録しておきましょう。

これを積み重ねておくことで、徐々に必要な作業に対する感覚がとぎすまされて、作業に取り掛かる前から必要なタスクだけを書き出すことができるようになるはずです。

速く作業をこなす

目標が明確になり、それを達成するためのタスクも明確になったら、あとはそれを速くこなすだけです。

ではどうすればタスクを速くこなせるようになるのでしょうか?

ここでは

  • テンプレート化する
  • 集中する

という二つの方法についてお伝えします。

テンプレート化は、作業のテンプレートをたくさん作っておくことで、同じ作業、似た作用を速くこなす方法です。

仕事全体の内容は違っていても、同じ作業、似た作業をすることは多いはずです。

「自分の作業内容はクリエイティブなものが多いからテンプレートには当てはめられないなぁ」「テンプレート化できるのは単純作業だけでしょ」

そんな声も聞こえてきそうですが、単純作業だけでなくクリエイティブな作業にもテンプレートを使った方がいいです。

たしかに、細かなところまで全てテンプレート化してしまうと、そのテンプレートの枠から飛び出すようなことはしにくくなります。

でもどんな作業であっても、やるべきことや考え方の手順が共通しているところはあるはずです。

例えば私がこのブログの文章を書くときはテンプレートを使っています。

テンプレートに当てはめることで、書く内容がぶれにくかったり、何を書くべきか迷いにくくなったりするメリットがあります。

一方でテンプレートに当てはめたら文章がすべて完成するようにはしていません。

ある程度までテンプレートを使って作れるようにしていて、細かい部分は記事ごとに考えるようにしています。

こうすることで記事が単調になりすぎることを防ぎながら、いいと思った書き方をテンプレートに加えたり、悪いと思った書き方をテンプレートから外したりしています。

テンプレート化のコツは、まずどのような作業をどうやったのかという記録をなるべく詳細に記録しておき、その後それを基にテンプレートを作ることです。

いきなりテンプレートを作ろうとしても、新しい作業の場合は全体の見通しが立たず、また前にやった作業も細かい点を覚えていなかったりするので、テンプレートを作るのは難しいです。

もう一つの、タスクを速くこなすための方法が「集中する」ことです。

タスク設定などが終わりあとはやるだけ、という状態になったら、各タスクを速く正確にこなすために作業に集中することが必要です。

私がこのブログでひたすらオススメしているのはポモドーロテクニックを使うことです。

ポモドーロテクニックは「25分間集中して作業して5分間休憩する」ことを繰り返す仕事術です。

詳しくは以下の記事を見てください。

これは本当にとても効果があるので絶対にやってみてください

私はこれを使い始めてから飛躍的に集中力が上がりました。

まぁそれまで集中力が無さすぎたのですが・・・

また、自分の集中力の波について知っておくとより効率を上げられます

常に集中し続けることは難しいので、自分の集中力の高い時間や低い時間がいつなのかを知り、それに合わせて適切にタスクを振り分けることで、なるべく集中状態を保って作業を行えます。

仕事に集中できる時間帯を知る方法については、以下の記事を参考にしてください。

まとめ

この記事のポイントをまとめます。

  • 仕事の効率が高いというのは、目標達成に関係する多くの成果を短時間で上げられるということ
  • 仕事の効率を上げるには「目標達成に関係のある作業だけをやる」「仕事に手を付ける前にタスクを書き出す」「速く作業をこなす」とよい

昔の私は成果を出すためにはとにかく時間をかける必要があると思って長時間作業していました。

でもいま振り返るととても効率が悪かったんですよね。

プライベートの時間もあまりとれず、でも成果を出すためにはしょうがないと思っていました。

そもそも効率とは何だろう、というところから考え始めていろいろ試して、いまではようやく効率よく作業できるようになってきたかな、と実感できるようになりましたし、プライベートの時間も多く取れるようになりました。

同じような悩みを抱えている方、一度「効率とは何だろう」というところから考えてみてはどうでしょうか

きっと解決のヒントが得られるはずですよ。