仕事の先延ばしを防ぐ3つの方法【実体験あり】

仕事の先延ばしを防ぐ3つの方法 仕事が終わらない

面倒なタスクはついつい先延ばしにしてしまうなぁ、とお悩みではないですか?

「スキルアップしたいと思ってはいるのについつい後回しにしてしまう」「やらないといけないタスクになかなか手がつけられないんだよなぁ」

その悩み、博士エンジニアの晴樹が解決します。

行動する時間はあるのに、どうしても気が進まなくてできないことってありますよね。

例えば

  • あまりやったことがないこと
  • 自分には難しそうだなと思って気が重くなるようなこと
  • とにかく面倒な気がすること

などは先延ばししがちではないですか?

この記事では、先延ばしを防ぐ方法として

  • タスクをあらかじめスケジュールに入れる
  • タスクをこなしたら自分に報酬を与える
  • タスクをこなさなかったら自分にペナルティを与える

を紹介します。

とくに、自分にペナルティを与える方法については、私自身が試行錯誤の末に考えた効果的なペナルティの設定方法を紹介します。

私自身、先延ばしすることが多くて後になって後悔することがよくありました、「あの時やっておけばよかった」と。

いまでもついついタスクを先延ばししてしまうことはあるのですが、自分にペナルティを与える方法を使うことで、先延ばしをしてしまってもそのタスクをこなせるようになりました

どうしても先延ばしをしてしまう、そんな問題を解決しましょう。

先延ばしを防ぐよくある方法

タスクをあらかじめスケジュールに入れる

タスクの先延ばしを防ぐための方法の一つとして知られているのは、実行する時間をあらかじめ決めておいてスケジュールとして入れる、という方法です。

例えば

  • 会社に着いたら30分は先延ばししがちなタスクをこなす
  • 仕事から帰宅後1時間は自分のスキルアップの時間として予定を入れる

というように決めてしまうことです。

でも「昼は急に会議がはいったりするんだよなぁ」とか、「帰宅後は疲れていてなかなかできないよ」などなど、難しかったりしませんか?

やるかやらないか、というのは結局意思の問題なんですが、それがわかったとしてもできないものはできないですよね。

私自身この方法は使ってみましたが、これがうまくいくかどうかは活動に対するモチベーションや難易度によって決まることが分かりました。

この方法は今でも使っていますが、その活動に対するモチベーションが高い、でもついつい先延ばししてしまうことがあることに対してのみ、スケジュールに入れるということをしています 。

自分に報酬を与える

タスクの先延ばしを防ぐための方法として知られているもう一つの方法は、自分に報酬を与えるというものです。

例えば「1時間勉強したら30分ゲームをしてよい」「作業が終わったらスイーツを食べてよい」「試験に合格したら欲しかったものを買っていい」とか、そういうものですね。

これも場合によってはうまく機能します。

でも、やりたくなかったら「報酬はいらないからやらない」という選択肢が厄介で、これのせいでうまくいかない場合があります。

私は遊びたい欲や物欲などがとても低いため、この方法は全くうまくいきませんでした。

先延ばしを防ぐには自分にペナルティを与えるのがよい

色々試してそれでもどうしても先延ばしを防げなかった私が試行錯誤の末に見つけた方法は、自分にペナルティを与えるということです。

活動せずに先延ばししたことに対してペナルティがあると、人はペナルティが嫌なので避けようと頑張るわけです。

しかしペナルティが軽すぎたら先延ばしし放題ですし、ペナルティが重すぎたらペナルティ自体を無視してしまうので、適切なペナルティを設定する必要があります。

では私がどういうペナルティを採用しているのかと言うと、「特定のタスクを特定の日までに行わず先延ばしにしたら、その日はそのタスクを終えるまでは他の活動を一切してはいけない」というペナルティです。

ちょっとわかりづらいですね。

このペナルティの意味は何か、なぜこのペナルティがいいのか、私の実際の例で紹介しますね。

ペナルティの具体例

私は現在フリーランスとして活動していて、楽しい仕事は積極的に片付けていくのですが、どうしても先延ばしにしてしまうのは、期日が差し迫っているわけではないけどいつかはやらないといけない、例えば会計処理などですね。

こういった仕事はどうしても面倒で「あとでやればいいや」と先送りにして、期日が迫ると焦ってやり始める。

そんなことがよくあり、毎回後悔するわけです、「もっと早くやっておけばよかった」と。

でもあとあと後悔することは最初から分かっているんですよね。

頭では分かっていても行動できない、という状態でした。

でもある時にいい加減何とかしないといけないと思い、「やらないといけないことをやらなかったら仕事を開始してはいけない」という風に決めたんですね。

具体的には、

月曜日の朝までに、その前の週までにやらなくてはいけなかったタスクをしていなかったら、月曜日はそのタスクをするまでは他の仕事をしてはいけない

というように決めました。

例えば、今週中に会計処理をしなければいけなかったとしましょう。

でも何となくやりたくなくて先延ばしにしてしまい、次の週の月曜日の朝を迎えたとします。

その場合、月曜日は会計処理が終わるまでは会計処理以外の仕事は決して行ってはいけない、ということです。

ペナルティを課して自分に起きたこと

そのように自分にペナルティを課して何が起きたのか。

私は午前中がとても集中して仕事できるんですね。

特に月曜日は休日明けですのでリフレッシュして頭もかなり回る状態になっているので、月曜日の朝は一番仕事がはかどるタイミングなんです。

そういった時間は仕事をガンガン進めたくてしょうがないんですね、効率よくできるので。

でもその時間に、先延ばしをしてきた活動をしなくてはいけないというペナルティを決めたことで、二ついいことがありました。

一つ目は、先延ばしが減ったことです。

効率よく仕事ができる貴重な時間帯には自分がやりたいタスクを割り当てたい、という意識が働き、前の週までにすべき活動を終わらせておこうというように行動が変わりました。

それでもできずに結局月曜日の朝を迎えることはあるんですけど、でもそれでも問題ありませんでした。

それは二つ目のいいことが関係しています。

二つ目のいいことは、先延ばししていた活動が効率よくできるようになったことです。

月曜日の朝は私にとって最も集中力が高く効率よく仕事ができる時間帯なので、気が乗らない、先延ばししがちなことでもある程度早くこなすことができるんですね。

なので、先延ばしをしてしまったとしても月曜日の朝に効率的に片付けることができます。

このことから分かるように、ペナルティを避けるように行動しても、行動しなくてペナルティを課されても、どちらでも良い方向に働くようになっているんですね。

ペナルティを課す時間帯は適切に決めよう

私が採用しているペナルティの「やらないといけないことをやらなかったら仕事を開始してはいけない」というのは、フリーランス特有の自由度があるから成り立つものです。

例えば会社員の方が月曜の朝に「勉強が終わっていないから終わるまで会社に行かない」とか「このタスクが終わるまで次の仕事には取り掛からないから会議にも出ない」なんてことはできないでしょう。

実行不可能なペナルティを与えても、結局ペナルティを無視するだけになってしまうため、どの時間帯にこのペナルティを与えるのかは事前にきちんと検討しておく必要があります

まとめ

この記事で紹介した、先延ばしを防ぐ方法は

  • タスクをあらかじめスケジュールに入れる
  • タスクをこなしたら自分に報酬を与える
  • タスクをこなさなかったら自分にペナルティを与える

というものです。

このうちどれを使うべきかということは、自分の性格やモチベーション、タスクの難易度やかかる時間など、いろいろなものによって決まります。

なので、1つの方法でうまくいかなかったとしても、他の方法も試してみることをオススメします。

補足ですが、「やらないといけないことをやらなかったら仕事を開始してはいけない」というペナルティで私がうまくいったのは、仕事をやること自体が私にとっての報酬だからです。

仕事を楽しんでいるので、ペナルティによって効率的に仕事をこなすことが封じられるということが自分にとってはとても嫌なんです。

なのでペナルティを課されるくらいなら先延ばししないでタスクをこなそう、というようなモチベーションにつながっています。

仕事をガンガン進めて成長していくという意味でも、やはり自分がやっていて楽しいと思えるような仕事に就くというのはとても大事ですね。

先延ばしをどうしても防げない人は、働く環境を変えてみることも必要なのかもしれませんよ。